Hinweisgebersystem
Informationen zum Hinweisgebersystem für alle Beschäftigten einschließlich extern beauftragte Mitarbeitende
Wir möchten euch über die neuen Anforderungen im Zusammenhang mit dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) informieren.
Am 2. Juli 2023 trat das Hinweisgeberschutzgesetz in Kraft, welches den Schutz von Personen regelt, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße gegen Rechtsvorschriften erlangt haben. Diese Informationen sollen gemäß dem Gesetz an die vorgesehenen Meldestellen gemeldet oder offengelegt werden (hinweisgebende Personen). Durch eure Meldungen tragt ihr zur Vermeidung, Aufdeckung und Beseitigung von Fehlern in unserem Unternehmen bei, da ihr oft als Erste davon erfahrt, wenn etwas nicht wie geplant verläuft.
Wir ermutigen euch daher, euch bei verdächtigen Vorfällen im Zusammenhang mit eurer beruflichen Tätigkeit an unsere interne Meldestelle zu wenden und dabei so konkrete Angaben wie möglich zu machen. Wir nehmen den Schutz von Hinweisgebern ernst und versichern, dass keine benachteiligenden Maßnahmen aufgrund einer berechtigten Meldung zu befürchten sind.
Bitte bevorzugt gemäß § 7 Abs. 1 S. 2 HinSchG die Meldung an unsere interne Meldestelle, es sei denn, es bestehen keine Repressalien und es kann intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden.
Unser internes Hinweisgeber-Meldesystem steht euch entsprechend unserer gesetzlichen Verpflichtung zur Verfügung. Über die Meldeplattform könnt ihr Informationen über Verstöße im Sinne des HinSchG melden (weitere Details unter „Welche Sachverhalte können gemeldet werden?“).
Bitte beachtet, dass vorsätzlich unwahre Meldungen strafrechtliche Konsequenzen haben können.
Internes Meldesystem:
Wir haben uns entschieden, eine interne Meldestelle über den Dienstleister ITM anzubieten, mit dem wir seit vielen Jahren vertrauensvoll im Bereich Datenschutz zusammenarbeiten. Auf unserer Homepage und im in-tranet findet ihr unter dem Link XY Zugang zu unserer Meldeplattform. Nach Eingang eurer Meldungen erfolgt eine Prüfung durch ITM und die Weiterleitung an eine Ombudsperson oder den Meldestellen-Beauftragten, der zu Beginn Tobias Liberowitsch sein wird. Er unterliegt selbstverständlich der absoluten Verschwiegenheitspflicht. Abschließend erhaltet ihr eine Rückmeldung über die ergriffenen Maßnahmen zur Behebung des Missstands.
Welche Sachverhalte können gemeldet werden?
Ihr könnt Informationen über Verstöße an unsere interne Meldestelle melden. Dazu gehören begründete Verdachtsmomente oder Wissen über tatsächliche oder mögliche Verstöße innerhalb oder außerhalb des Unternehmens, mit dem ihr aufgrund eurer beruflichen Tätigkeit in Kontakt steht (z. B. Kund:innen und Lieferant:innen). Dies betrifft Verstöße, die straf- oder bußgeldbewehrt sind, sowie andere Rechtsverstöße gemäß § 2 HinSchG.
Die genaue Auflistung der Verstöße ist in § 2 HinSchG enthalten.
Vertraulichkeit:
Eure personenbezogenen Daten und die der betroffenen Personen behandeln wir vertraulich und gemäß den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz. Gemäß § 8 HinSchG sind wir verpflichtet, die Identität der hinweisgebenden Person sowie der betroffenen Personen zu schützen, außer in gesetzlich bestimmten Ausnahmefällen (§ 9 HinSchG).
Keine Nachteile durch Meldung von Verstößen:
Durch die berechtigte Meldung von Verstößen entstehen euch keine Nachteile. Das Hinweisgeberschutzgesetz bietet einen umfassenden Schutz, den wir sehr ernst nehmen.
Verarbeitung personenbezogener Daten:
Die interne Meldestelle verarbeitet personenbezogene Daten gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1c) DSGVO und § 10 HinSchG zur Durchführung des Meldeverfahrens und entsprechender Folgemaßnahmen. Dies umfasst interne Ermittlungen, die Weitergabe an externe Fachleute und ggf. an staatliche Stellen.
Cloudlösung von ITM:
Für die Verarbeitung nutzen wir die Cloudlösung von ITM, mit dem eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung gemäß Art. 28 DSGVO besteht. Die Dokumentation erfolgt gemäß den gesetzlichen Vorgaben und wird drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht, es sei denn, andere Rechtsvorschriften erfordern eine längere Aufbewahrung.
Rechte gemäß Art. 14 DSGVO:
Gemäß Art. 14 DSGVO habt ihr das Recht auf Information über gespeicherte Daten, deren Art, Verarbeitungszweck, Identität des Verantwortlichen und gegebenenfalls des Hinweisgebers. In besonderen Fällen kann die Information aufgeschoben werden, wenn dies die wirksame Untersuchung des Vorwurfs gefährden würde.
Weitere Informationen findet ihr in unserer Datenschutzinformation.
Externe Meldestellen (des Bundes):
Das Gesetz sieht neben der internen Meldung die Möglichkeit einer externen Meldung vor. Der Bund hat beim Bundesamt für Justiz (BfJ) die externe Meldestelle des Bundes eingerichtet. Weitere Informationen und Meldekanäle findet ihr auf der Webseite des BfJ.
Für spezielle Aufgabenbereiche werden die bestehenden Meldesysteme bei der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) und beim Bundeskartellamt beibehalten.
Informationen über Verfahren für Meldungen an EU-Stellen:
Neben externen Meldeverfahren nach dem HinSchG könnt ihr unter den folgenden Links Informationen über Verfahren für Meldungen an Organe, Einrichtungen oder sonstige Stellen der EU abrufen.
OLAF: https://anti-fraud.ec.europa.eu/index_de
EMSA: https://www.emsa.europa.eu/de
EASA: https://www.easa.europa.eu/en
ESMA: https://www.esma.europa.eu/
EMA: https://www.ema.europa.eu/en
Die dortigen Meldeverfahren bleiben vom HinSchG unberührt, d. h. sie bestehen neben den internen und externen Meldeverfahren nach dem HinSchG unverändert fort.